Связаться с нами

Здравствуйте, мы принимаем звонки по будням, 10:00—19:00

Центральный офис в Москве
офис в Санкт-Петербурге

Учите клиентов! Как не прогореть на конференциях в 2019 году

В прошлом году только в Москве прошло 1536 отраслевых конференций. Это не считая закрытых мероприятий, которые компании проводят только для своих текущих и потенциальных клиентов. Делиться своим опытом — хорошее решение и для продаж, и для укрепления репутации. Но все может пойти не так.

15 января 2019 года
1177

Некоторые компании зарабатывают на конференциях напрямую: привозят именитых экспертов, привлекая людей, продают билеты и получают прибыль. Другие — продвигают свой бренд, формируют и укрепляют статус экспертов. А значит, и доверие к своей компании.

Однако организовать такие мероприятия непросто. Мы поделимся с вами своим опытом и расскажем о том, как можно избежать основных ошибок.

Цель конференции

Какую цель вы ставите перед конференцией? Наиболее простая и достижимая —  это новые контакты и продажа ваших услуг или продуктов через экспертизу выступающих спикеров.

Именно заработать на мероприятии нелегко: нужно привлечь тысячи людей. Для этого понадобятся известные, «звездные» спикеры, которым потребуется немало заплатить за выступление; хорошая рекламная кампания, требующая затрат; наконец, нужно арендовать удобную для всех площадку. Чем больше нужно собрать людей — тем больше расходы. Справиться с этим нелегко, и чаще всего организаторы мероприятий стараются хотя бы выйти в ноль.

Но здесь есть еще одна проблема. Как только понимаешь, что на самом мероприятии много не заработать, хочется хотя бы гарантированно получить будущих клиентов. Поэтому  многие организаторы ставят своих спикеров, которые рекламируют компанию. Но это не работает. Такие выступления никому не интересны, и собрать людей на них очень сложно.

Поэтому на любых наших конференциях выступают максимум два-три сотрудника из нашей компании, а остальные — приглашенные эксперты с полезными докладами (они тоже захотят себя прорекламировать, и их материал нужно проверить заранее). И если мы делаем конференцию отрасли, то эти эксперты, как правило, из лидирующих компаний.

Целевая аудитория

Можно устраивать конференции для одного сегмента клиентов, а можно — для всей своей отрасли.

Мы делаем и то, и другое: весь год проводим небольшие бесплатные конференции для разных отраслей, а затем собираем крупное мероприятие — Optimization. После цикла отраслевых конференций собрать людей на него гораздо проще.

Однако аудитория крупного мероприятия становится неоднородной. Так, на Optimization приходят представители двух разных аудиторий: оптимизаторы и маркетологи (бренд-менеджеры, руководители компаний, которые не занимаются сами поисковым маркетингом, а отдают работы в агентства). При этом нужно, чтобы было интересно всем.

Для этого мы раскладываем программу на несколько потоков лекций, которые идут параллельно. Как правило, получается два-три потока. Обязательно делаем видеосъемку, чтоб участники могли потом посмотреть все доклады.

Место проведения конференции

Кажется, что в Москве площадок очень много и совершенно не проблема выбрать одну из них. Но когда мы выбирали площадку для конференции Optimization 2018, то столкнулись с тем, что за четыре месяца до примерной даты конференции практически ничего подходящего не осталось.

Свободные площадки были. Мы смотрели на фотографии, нам нравилось место и расположение. Но затем мы ехали смотреть вживую и разочаровывались. Например, на фотографии все выглядит превосходно, а на месте грязно и пахнет мусоркой. И это в засушливом августе, а конференция планируется в ноябре.

Проблемы на площадке могут быть и с менеджментом. Разряженные микрофоны, неработающее оборудование, да мало ли может быть неприятностей? Обязательно нужно ехать и смотреть площадку во время мероприятия. Пригодятся и чужие впечатления: найдите организаторов, которые уже работали на площадке, и попросите рассказать о ней.

При выборе площадке сразу понадобится определить дни недели для бронирования. Мы для конференции выбрали «Сколково», но привычные дни недели для конференции (четверг и пятница) были заняты уже в начале августа. И мы рискнули забронировать понедельник и вторник. Это приемлемо, но все же лучше в понедельник не начинать. Перед конференцией вылетают два важных дня, и есть большой риск, что что-то пойдет не так: спикеры не успеют доделать презентации, типография — напечатать нужные вам материалы и так далее.

Сбор аудитории

Если у вас есть штат специалистов — программисты, дизайнеры и редакторы — сделайте сайт с личным кабинетом. Если нет — будет достаточно сайта на конструкторе с виджетом timepad для оплаты.

В любом случае — собирайте базы. По нашему опыту, они дают самую высокую конверсию. Таргетированная реклама — намного меньше.

Полиграфия

Для участников крупной конференции стоит делать блокнот, ручку и пакет, чтобы их положить. Возможно, и что-то еще — например, журнал или брошюру (но они должны быть полезными, чтобы слушатели их не выкинули).

Мы обычно отдавали полиграфию в печать за неделю. Почему не за две? Потому что в блокноты впечатывается программа. И несмотря на то, что подготовка начинается за четыре месяца, спикеров согласовывают довольно долго.

На прошлой Optimization типография у нас была проверенная, мы работали с ними не в первый раз. Макет им отправили за 10 дней, и они согласились с этим сроком. Но в воскресенье днем, накануне, нам сообщили, что ручки готовы, пакеты готовы, а блокноты — нет. И не факт, что будут в первый день конференции. Партию оказалась бракованной. В итоге блокноты приехали к 11 часам второго дня конференции, и 150 экземпляров блокнотов в стиле конференции с напечатанной программой оказались не нужны.

Какой вывод? Ручки, блокноты, пакеты нужно делать в корпоративном стиле, а не фирменном стиле конференции, и за месяц до назначенной даты. Пусть лучше они пару недель лежат в офисе.

Куда впечатывать программу и логотипы партнеров? Ведь они меняются и утверждаются лишь за неделю до конференции. Мы будем пробовать другие носители, а, возможно, программу с логотипами допечатывать отдельно. Это не так плохо, чем не получить блокноты, в которых люди обычно записывают идеи, пришедшие во время мероприятия.

Программа. Программный комитет. Спикеры

На небольшую отраслевую конференцию спикеров собрать легко. Понадобятся несколько спикеров из отраслевых компаний с яркими решениями и пара специалистов из агентства с отраслевыми кейсами. В этом случае всем не скучно и всегда интересно пообщаться с коллегами.

Когда речь идет про масштабные конференции, где есть несколько потоков, без модераторов и программного комитета не обойтись.

Начинается все с программного комитета. В нем, как правило, участвуют лидеры отрасли, в случае Optimization —  уважаемые люди в среде оптимизаторов. На первоначальном этапе они очень помогают с идеями тем секций, рекомендуют кого пригласить в модераторы и так далее. Зачастую, сами становятся модераторами секций. Модераторы формируют свои секции, приглашают спикеров, согласовывают темы докладов, смотрят презентации.

Так выглядит идеальная схема. Но фактически и программный комитет, и модераторы —  очень занятые люди. И человеку, который все это координирует, нужно быть готовым к тому, что коммуникация будет вестись круглосуточно, в том формате, который удобен модератору. Удобно ему писать вам на фейсбуке в 12 ночи — отвечайте срочно. Если вы не ответите, он опять пропадет на пару недель и ваш вопрос останется незакрытым. Помните, это они вам нужны, а не вы им. Они действительно стараются помочь, просто живут в сумасшедшем ритме. А значит, чтобы получилась прекрасная конференция, координатору программы нужно прожить последний месяц в их темпе и режиме.

Конечно, у лучших модераторов есть помощники. Они снимут с вас колоссальную нагрузку, помогут со спикерами, сбором презентаций и так далее. Но рассчитывать на это не стоит.  

На самой конференции модераторы выступают перед спикерами, открывая свою секцию, и задают вопросы, а также организуют спикеров. Они ведут секцию.

Но помните: они тоже люди, и форс-мажоры возможны в любой момент. Так, на Optimization Дмитрий Сатин, модератор секции «Юзабилити», по дороге на конференцию попал во внезапную пробку и написал, что опоздает минут на 10. Секцию открыл один из спикеров — Тимофей Квачев. Поэтому еще при формировании секции подумайте, кого из спикеров можно попросить взять на себя функции модератора, если произойдет что-то непредвиденное.

Кейтеринг

Часто бывает, что площадка имеет своих аккредитованных поставщиков услуг кейтеринга (питания для участников конференции). По нашему анализу рынка, они дороже в полтора-два раза. То есть, если в среднем по рынку кейтеринг будет стоит миллион, то у аккредитованных площадкой поставщиков он будет 1-5 — 2 млн. Если вы планируете шампанское, площадка может разрешить завоз своего, но взять пробковый сбор.

Поэтому заранее посчитайте, что вам потребуется, и сколько вы готовы потратить, и обговорите все условия. Всегда можно скорректировать количество еды или уменьшить-увеличить порции.

Волонтеры

ВУЗы охотно идут на сотрудничество с бизнесом и предоставляют активных студентов в качестве волонтеров. Они могут очень помочь с регистрацией участников и со многим другим. На Optimization нам очень помогли студенты ВШЭ.

Но нужно понимать, что ребятами нужно руководить. Важно помнить, что у них нет опыта, и проговорить все моменты, даже про сменную обувь. Нам было достаточно встретиться с ними дважды — на собеседовании и на самой площадке, чтобы они понимали, что и как будет проходить.

На Optimization волонтеры были условно разделены на пять основных зон: регистрация, логистика, микрофоны, пульты в залах и вынос приза на сцену. Мы пофамильно прописали время их работы и зоны ответственности. Все прошло очень хорошо.

Нетворкинг и отзывы

Если вы планируете проводить мероприятия регулярно, очень важно следить за обратной связью и брать как можно больше отзывов. Мы используем хештеги и чат для участников конференции в телеграме. Из 500+ участников и спикеров в чат пришло 200 с небольшим.

В чате людям удобно задавать вопросы спикерам и модераторам, а затем делиться впечатлениями. При этом, если быстро отвечать на возникающий негатив (а что бы вы ни делали — он будет), то недовольство в чате и остается. Люди хорошо реагируют, когда видят, что критику воспринимают конструктивно, когда организаторам не все равно, и они готовы помочь.

Материал подготовила Наталья Хомутова, менеджер образовательных проектов.

Вам будет интересно

Следите за нашими новостями
Подпишитесь на рассылку, и мы будем приглашать вас на наши мероприятия и делиться советами экспертов компании. Рассылка «Практика интернет-маркетинга» выходит дважды в месяц, в ней мы публикуем статьи о продвижении брендов в Интернете, делимся репортажами с крупных отраслевых событий и отвечаем на вопросы читателей.
Спасибо

Для завершения подписки вам необходимо перейти по ссылке,
присланной по указанному адресу email.

Произошла ошибка

Пожалуйста, попробуйте еще раз

Подпишитесь на рассылку
и мы будем делиться советами экспертов и приглашать на наши мероприятия.