Продвигаем бизнес в Интернете с 2001 года
Digital-тендеры – это отличная возможность для рекламных агентств выйти на более высокий уровень, начать работу над крупными проектами и расширить клиентскую базу, а для заказчиков – найти новых, ответственных подрядчиков. Однако некоторые компании не спешат откликаться на тендерные заявки, так как не уверены в своих силах и не знают, как правильно подготовиться к участию в конкурсе. В этой статье мы подробно расскажем о том, как правильно готовиться к тендеру, чтобы увеличить свои шансы на победу.
Тэги: интернет-маркетинг, бизнес-ориентированный подход
О чем статья?
Digital-тендер – это процедура проведения торгов, где подрядчики на конкурсной основе борются за право на оказание digital-услуг, например, на разработку сайта, настройку контекстной рекламы, SEO или SMM-продвижение.
Организатором тендера выступает компания, нуждающаяся в digital-услугах. Она же ставит задачи, формирует условия участия и выбора победителя. Заявки на оказание услуг размещаются на профильных площадках. Подрядчики откликаются на интересующие их предложения, а заказчик выбирает подходящего ему исполнителя.
В чем же разница между классическим поиском подрядчика и выбором через тендер? В случае стандартного поиска компании вынуждены тратить ресурсы на выяснение информации и ее структурирование: какова стоимость услуг, конкурентные преимущества, особенности сотрудничества, позиции в рейтинге и так далее. При размещении тендера заказчик максимально подробно и четко формулирует свои задачи, что повышает качество откликов только от заинтересованных исполнителей. Заранее установленные заказчиком правила упрощают для него процесс оценки и сравнения. Можно гораздо быстрее структурировать все предложения и выбрать лучшего подрядчика по тому, насколько максимально он соответствует указанным критериям.
Таким образом, благодаря тендерам организаторы могут быстро найти недорогие, но качественные услуги, а подрядчики – заключить новые договора и расширить клиентскую базу.
Выделяют государственные и коммерческие тендеры. Государственные закупки проводятся на основании Федерального закона № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Коммерческие тендеры не регламентируются отдельными правовыми нормами, но не должны нарушать требования ГК РФ. В нашей статье речь преимущественно пойдет об участии в коммерческих тендерах.
Конкуренция в сфере digital очень высокая, поэтому агентствам все труднее выделиться и привлечь к себе внимание заказчиков. Тендеры как раз дают такую возможность. Даже если организатор выберет другого подрядчика, вполне вероятно, что он запомнит вашу компанию, и в случае негативного опыта с выбранной им компанией, вернется к вам или в следующий раз остановится на вашем предложении.
Если кратко, то для участия в тендерах у digital-агентств есть как минимум три причины:
Если вы никогда не участвовали в тендерах, первое, что нужно понять – не следует бояться и отказываться от отклика на заявку только по причине отсутствия опыта. 100% гарантии, что вы победите, не даст никто, тем не менее, оценить шансы на успех вполне реально. Вероятность выигрыша возрастает, если вы:
«Не откликайтесь на все заявки подряд. Если не уверены, что справитесь, лучше полистайте ленту тендерной площадки и поищите подходящее предложение. Помните, что отзывы заказчиков – это имидж агентства. Если вы выполните работу некачественно или не сможете сдать заказ в срок, то это негативно отразиться на репутации компании, и в будущем ваши шансы на успех снизятся».
Выше мы уточнили, что по типу закупок тендеры делятся на государственные и коммерческие. Однако существует еще одна классификация: заказчик может проводить тендеры как через открытый, так и через закрытый конкурс. В случае закрытой процедуры заказчик самостоятельно отбирает потенциальных подрядчиков и отправляет им приглашение на участие в закрытом конкурсе. Без наличия такого приглашения исполнитель не сможет подать заявку на участие. Открытые тендеры подразделяются на несколько подтипов. Чтобы сэкономить свое время, рекомендуем вам ознакомиться с каждым из них. Согласно действующему законодательству, существуют следующие типы открытых конкурсов:
Будьте готовы при участии в тендера оплатить обеспечение заявки. В зависимости от объемов закупки и закона, регулирующего процедуру, обеспечение может достигать до 5% от НМЦК.
«При выборе заявки внимательно читайте условия участия. Так вы сэкономите свое и чужое время. Если вы видите, что не проходите по требованиям заказчика, сразу переходите к другой заявке. Действовать на “авось” здесь не имеет смысла».
Тендер – это в первую очередь конкурс, где помимо вас участвует множество компаний, которые, как и вы, считают себя специалистами в своей сфере, поэтому, чтобы выиграть, к нему нужно тщательно подготовиться, и, желательно, заранее. Если для вас важна победа, а не просто участие, приведенный ниже список действий поможет вам подойти к конкурсу во всеоружии.
Разберем каждый из этих пунктов подробнее.
Как правило, заказчики размещают заявки на специализированных тендерных площадках, например, на «Росэлторг», B2B-Center, «Сбербанк-АСТ», «ТЭК-Торг». Чтобы получить доступ ко всей информации, придется зарегистрироваться на сервисе и внести данные о компании. Некоторые площадки работают на платной основе, поэтому будьте готовы оплатить доступ. Обычно тариф зависит от срока: чем длительнее подписка, тем она дешевле.
Конкурсных сервисов сейчас довольно много и, не имея опыта, сразу трудно найти подходящие сайты. Чтобы сократить время на поиск, вы можете воспользоваться программами для поиска тендеров, например, «Ростендер», «Синапс», Kontur, и по заданным параметрам найти нужные площадки. Все, что потребуется, – это выбрать одну или несколько категорий, указать цену, доступные функции и условия подписки.
Если вы всерьез заинтересованы в тендерах, рекомендуем вам выбирать крупные порталы с платным доступом и оплачивать подписку минимум на год вперед. Это выйдет недорого, но вы получите доступ к полному функционалу площадки и не пропустите ни одного тендера.
Многие компании уже давно перешли на электронный документооборот, потому что это просто, быстро и удобно. Не все тендерные площадки требуют наличие ЭЦП, но, чтобы не пропустить выгодный заказ, лучше подготовиться и сделать ее заранее.
Стоимость электронной цифровой подписи зависит от срока действия и количества площадок, которые ее принимают, и составляет 1500 – 10000 рублей. Срок изготовления обычно не превышает одного рабочего дня. Заказать и оплатить ЭЦП можно удаленно, доставка до офиса, как правило, бесплатная.
Список документов, необходимых для участия в тендере, может незначительно отличаться, но есть стандартный минимум, который также лучше подготовить заблаговременно. Обычно заказчики требуют от подрядчика со статусом юридического лица следующий пакет документов:
Помимо указанных юридических документов рекомендуем подготовить дипломы и сертификаты, подтверждающие квалификацию команды, которая будет работать над проектом. Заказчики больше доверяют опытным дипломированным специалистам, поэтому наличие подтверждающих документов станет вашим преимуществом.
Хорошее портфолио и работающие кейсы – важные условия для победы в тендере. Если у вас есть успешные проекты, обязательно презентуйте их потенциальным заказчикам. Если вы оказываете разные услуги, сделайте несколько отдельных презентаций.
В портфолио в позитивном ключе опишите ваши навыки и достижения, укажите квалификации и опыт специалистов компании, поработайте над графическим оформлением и обязательно приведите примеры успешных проектов.
В кейсах подробно расскажите о вашем практическом опыте. Кейс должен содержать информацию о ситуации перед началом работы, ожиданиях заказчика, методах решения проблем и достигнутых результатах. Указывайте больше фактов и цифр, меньше воды. Чем конкретнее будет составлен кейс, тем лучше.
«В кейсе вы должны показать заказчику, что умеете погружаться в бизнес клиента, находить индивидуальное решение и достигать результат, владеете экспертизой. Отлично, если тематика кейса и клиента будут полностью совпадать, но так получается далеко не всегда. В этом случае не закидывайте его кейсами, а на нескольких примерах покажите, что сможете решить проблему».
Идеальное коммерческое предложение должно быть небольшим, лаконичным и понятным. Оно должно четко и прозрачно отвечать на вопросы заказчика “за что мы платим” и “что получим в итоге”. В тендерах иногда принимают участие десятки компаний, у заказчиков просто нет времени и возможностей детально изучать объемные КП. Старайтесь все важные моменты изложить в начале документа. Выделите ваши главные преимущества, перечислите состав услуг и обоснуйте цену предложения. Не занижайте стоимость услуг, в противном случае негатива и отрицательного отзыва не избежать.
Участие в тендерах – это всегда в некотором смысле лотерея. Чтобы понять ожидания заказчиков, мы опросили четырех специалистов крупных компаний, которые отбирают подрядчиков для выполнения digital-проектов, и сделали выжимку из их интервью. Ответы на самые важные вопросы помогут вам лучше подготовиться к тендерам.
На какие факторы вы обращаете внимание при выборе digital-агентства?
Все респонденты среди самых важных факторов назвали: опыт работы в профильной области, известность компании, уровень и экспертность специалистов. Двое опрошенных добавили к этому списку портфолио и кейсы, а также рейтинг и отзывы заказчиков. Стоимость услуг, как важный критерий выбора, назвал только один специалист, и то с пометкой, что она должна быть рыночной.
У кого из агентств больше шансов на выигрыш тендера – у крупных и известных или у небольших, но опытных?
В этом вопросе мнения специалистов разошлись. Двое отметили, что известность компании является определяющим фактором, другие подчеркнули, что главное – опыт, а масштабы агентства не играют никакой роли.
Как подрядчику выделиться среди других участников тендера?
Все специалисты указали, что подрядчик должен предоставить отличное портфолио и как можно больше успешных кейсов. Двое ответили, что обращают внимание на ценовое предложение и выбирают лучшую заявку по соотношению цена/качество. Среди других ответов прозвучали следующие: «подрядчик должен продемонстрировать желание работать с нами», «предоставить полный пакет тендерных документов», «прислать привлекательные прогнозы».
Кем и как принимается решение о выборе подрядчика? Есть ли в компании система баллов для выявления победителя?
Как правило, решение принимается тендерной комиссией. Оценка выставляется по вышеперечисленным критериям. В некоторых компаниях процедура проводится в два этапа. По итогам первого этапа выбираются лучшие подрядчики, которые соответствуют всем критериям. На втором этапе у агентства запрашиваются план работ и пример отчета, и выбирается победитель.
Какие ошибки допускают digital-агентства чаще всего? Когда повышается риск проиграть конкурс?
Главными ошибками респонденты назвали неполное или неправильное заполнение документов, грамматические и стилистические ошибки в коммуникации, а также несоблюдение деловой этики (нарушение субординации, перенос встреч, отмена договоренностей, излишняя навязчивость или, наоборот, долгое молчание). Среди других ошибок назывались: слишком восторженные портфолио и неправдоподобные кейсы, цена, выходящая за рамки конкурсной.
Что агентствам нужно улучшить при подготовке к тендеру?
В ответе на этот вопрос все специалисты пришли к единому мнению и отметили, что подрядчик должен погрузиться в проблемы бизнеса и разработать хотя бы приблизительную стратегию действий без красивых слов и пустых обещаний.
Чему подрядчик может научиться у заказчика? На что следует обратить внимание и взять себе на заметку?
Главное – глубокому погружению в бизнес, пониманию его проблем и специфики. На это указали все специалисты. Среди других ответов прозвучали: изучение терминологии и умение быстро реагировать на изменяющийся рынок.
Какие факторы оказываются решающими при выборе подрядчика? Как агентству повысить свои шансы на победу?
Прежде всего, заказчики обращают внимание на хорошее портфолио, понимание специфики отрасли, высокую скорость реагирования на запросы, инициативность и креативность.
Как подрядчику правильно представить свой опыт работы и не допустить ошибок?
Перед отправкой заявки внимательно изучить специфику клиента и предложить только те кейсы, которые применимы в сфере его деятельности и содержат много конкретики. Поручить проведение презентации (если она состоится) опытному сотруднику, способному отрабатывать возражения и быстро отвечать на вопросы заказчика.
Что делать, если у заказчика и подрядчика разные подходы к работе?
Самый популярный ответ – подстроиться под требования заказчика. Но некоторые компании готовы пойти на встречу, если агентство грамотно аргументирует свою позицию.
Как действовать агентству, чтобы оправдать ожидания заказчика?
Сначала обсудить требования заказчика и выяснить, как и в какие сроки отчитываться о ходе работ. В процессе работы над проектом соблюдать дедлайны и выполнять KPI, проявлять активность, быть внимательным, грамотным и исполнительным.
Как вы оцениваете квалификацию подрядчика?
Перед началом работы некоторые заказчики интересуются мнением клиентов, которые уже сотрудничали с выбранным агентством. Далее оценка строится на собственном опыте общения и на том, насколько качественно и добросовестно выполняются поставленные задачи.
Есть ли у вас примеры неудачного сотрудничества по digital-тендерам?
«Немного, но есть. Например, несколько лет назад мы выбрали подрядчика, с которым уже сотрудничали не первый год. Чтобы победить в тендере, он предложил цену значительно ниже рыночной, хотя мы были готовы заплатить и больше. Спустя месяц работы над проектом подрядчик понял, что в рамках заявленной цены не может выполнить взятые на себя обязательства, а мы уже не могли увеличить бюджет. В итоге он расторг договор, и нам пришлось начинать работу с нуля с другим подрядчиком, который на конкурсе занял второе место по цене. Для нас это был новый поставщик, но он показал себя хорошо и справился с поставленными задачами в полном объеме».
Надеемся, что ответы экспертов в сфере digital-тендеров помогут вам лучше понять сторону заказчика и подготовиться к любому конкурсу. В заключение резюмируем все вышесказанное и дадим вам несколько советов по участию в digital-тендерах.
Статью подготовила Прокопьева Ольга. Работает копирайтером, в свободное время пишет прозу и стихи. Ближайшие профессиональные цели - дописать роман и издать книгу.Вам будет интересно
Доставляем экспертный контент
Мы делимся с подписчиками экспертным контентом: отправляем полезные статьи, советы от специалистов, приглашаем на вебинары. Подпишитесь, чтобы узнать больше о продвижении бизнеса в Интернете, наших мероприятиях и репортажах с крупных отраслевых событий. Выберите наиболее удобную платформу для вас и наслаждайтесь контентом!
Нажимая на кнопку «Подписаться», я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь c политикой конфиденциальности
Мы отправили вам проверочое письмо — пожалуйста, подтвердите адрес электронной почты, перейдя по ссылке внутри письма.
Пожалуйста, попробуйте еще раз