Как писать техническое задание для digital-тендера?

Тэги: бизнес-ориентированный подход, интернет-маркетинг, тендеры

О чем статья?

• Что такое техническое задание?
• Зачем писать подробное ТЗ?
• Что включает в себя качественное ТЗ?
• Что нужно помнить при составлении ТЗ?
• Как выбирается победитель в тендере?

Для кого эта статья?

• Руководителей отдела продвижения.
• Специалистов по тендерам.
• Рекламных агентств.

Что такое ТЗ?

Техническое задание на выполнение работ — это документ с полным описанием необходимых заказчику услуг. В нем обязательно указывается объем работ, условия их выполнения, сроки оказания услуг, требования к качеству, результат и гарантии.

Тематика торгов может быть разной, но говоря о digital-тендере, чаще всего подразумеваются работы по интернет-продвижению, поэтому на конкурс обычно попадает техническое задание на продвижение сайта или ТЗ на SEO.

Подрядчики просматривают предложения от заказчиков и ориентируются на тендерное задание — соответствует ли уровень исполнителя требованиям компании. Чем подробнее составлено ТЗ, тем выше шанс, что на предложение откликнется наиболее подходящий подрядчик.

Так как Федеральным Законом регулируются только государственные тендеры, составление ТЗ по ФЗ 44 требуется только для госзакупок. Коммерческие тендеры не регулируются законодательно и форма технического задания может быть свободной. Однако лучше составлять подробное техзадание на торги — в статье расскажем, какие пункты оно должно включать.

Зачем писать подробное техническое задание для тендера?

Основная цель технического задания заказчика — упростить коммуникацию между заказчиком и исполнителем еще до начала работ. Подробное и качественное ТЗ на конкурс экономит компании время на общении с неподходящими подрядчиками и средства на решении вопросов в ходе выполнения работ.

Для чего нужно подробное ТЗ:

• откликаются только исполнители, соответствующие всем требованиям, поэтому вы найдете лучшего подрядчика под ваши задачи;
• участники, не соответствующие требованиям, сами отказываются от предложения, а вы не тратите время на общение с ними;
• по подробному техническому заданию исполнители сразу понимают ваши ожидания от тендера, задачи и проблемы вашего бизнеса, план и объем требуемых услуг и могут предложить определенную концепцию работы;
• в техническом задании указаны критерии выбора победителя — исполнители знают, по каким параметрам их будут оценивать;
• вместе с откликом на предложение можно сразу запросить документацию подрядчика на проверку, указав это в ТЗ.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Идеальное тендерное задание позволяет в рамках одного документа понять цели проекта, которые будут стоять перед подрядчиком в период оказания услуг, сроки и бюджеты.
При изучении технического задания большое внимание уделяется критериям оценки: так мы оцениваем наши шансы, понимаем, с кем будем конкурировать и соответствуем ли мы требованиям заказчика».

Что включает в себя качественное ТЗ?

Разберем подробнее, как составить техзадание для тендера качественно и что оно должно включать.

1. Описание проекта. Укажите все детали, относящиеся к проекту: основные и второстепенные задачи, результат, к которому стремитесь, какими средствами можно пользоваться (техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта, а тз на поставку оборудования — от работ по SEO, техническое задание отражает суть вашего проекта). Например, если речь о продвижении сайта, напишите, какие внутренние и внешние изменения вы хотите видеть, какие функции должны присутствовать, какими каналами продвижения можно пользоваться. Если у вас есть представления о том, что нужно сделать в первую очередь и какие инструменты необходимо задействовать — обязательно укажите. Если есть брифы или макеты — приложите их к заданию. Также не забудьте указать важные технические требования вашего проекта. Например, техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта.
2. Требования к подрядчику. Опишите все важные для вашей компании требования: специализация, опыт работы, профессиональные навыки, количество законченных проектов. Чем больше требований, которые повлияют на выбор подрядчика, вы опишите, тем больше качественных заявок получите.
3. Бюджет. В вопросе бюджета есть два варианта: указать бюджет, на который могут рассчитывать исполнители, или оставить его на усмотрение подрядчика, тогда вы увидите предложения, которые были рассчитаны из задач по ТЗ самим исполнителем.
   
   
   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   
   «В истории нашей компании был провальный опыт сотрудничества по digital-тендеру. Был подрядчик, с которым мы работали уже много лет. В тендере, который проводился на открытой площадке, подрядчик ОЧЕНЬ сильно снизил цену, чтобы победить (хотя в общем-то, можно было остановится на более высокой планке). Через месяц подрядчик понял, что в рамках текущего бюджета не может исполнять заявленные обязательства.
   Мы со своей стороны не могли уже увеличить бюджет, так как тендер проходил на открытой площадке, были все протоколы и прочая документация. В итоге через месяц подрядчик расторг с нами договор, и нам пришлось начинать работы с подрядчиком, который был на 2 месте по цене — для нас это был новый поставщик, но проявил он себя хорошо».
   
   
4. Сроки. Укажите, сколько времени вы готовы дать исполнителю на выполнение работы. Если сроки зависят от результатов некоторых этапов работы, напишите об этом. Также не забудьте учесть время на рассмотрение предложения, подготовку подрядчика к работе и возможные пожелания от вашей компании, которые могут возникнуть уже в процессе сотрудничества.
Мнение эксперта
Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«На рынке digital-услуг есть тендеры, в которых бюджет обозначается как заказчиком, так и исполнителем услуг. В первом случае заказчиком устанавливается максимальный бюджет, за рамки которого выходить нельзя. Поэтому перед тем, как подать заявку на участие в тендере, мы сопоставляем задачи и порог бюджета. Оцениваем свои услуги и, если финальная стоимость укладывается в рамки заявленного бюджета, подаем заявку на участие.
Мы не участвуем в конкурсе, если понимаем, что бюджет заказчика не позволит нам качественно выполнить весь спектр необходимых работ. Для нас важнее качество оказываемых услуг и репутация компании, чем победа в тендере».



Что нужно помнить при составлении ТЗ?

При написании технического задания для тендера обратите внимание на дополнительные рекомендации.

1. Не прописывайте в форме техзадания доскональный пошаговый план работы, оставьте за исполнителем право выполнить ваши требования так, как он видит в силу опыта и специфики работы. Попросите объяснение, почему подрядчик считает применение его плана работы эффективным.
2. Цена не является критерием качества работы, при выборе подрядчика обращайте внимание в первую очередь на портфолио и коммерческое предложение, а не стоимость услуг. Высокий прайс — не гарантия качественной работы, а низкая стоимость услуг не говорит о недостатке опыта и профессионализма.
3. Адекватно оценивайте собственные ресурсы и возможности, не требуйте от подрядчика выполнение таких целей, которые не потянет ваша компания. Например, ставя целью привлечение определенного количества новых клиентов, учтите, сможет ли ваша компания вовремя и качественно их обслуживать.
Мнение эксперта
Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Техническое задание позволяет оценить, насколько сам заказчик способен прозрачно сформулировать цели продвижения своего ресурса. Например, заказчик хочет увеличить оборот интернет-магазина через органический канал, при этом имеет в виду рост количества лидов через поиск. Мы понимаем, что это две разные метрики, и рост результатов по ним достигается разными путями. Поднимать обороты с помощью SEO это неправильно, так как данный канал не влияет на данную метрику в значимом объеме».

Как выбирается победитель в тендере?

После публикации предложения и техзадания на тендер вы получите некоторое количество откликов. Как не ошибиться и выбрать лучшего подрядчика?

1. Изучите заявку. Отклик, который прислал исполнитель, должен отражать ваше техническое задание, то есть включать решения проблем, которые вы указали. Если отклик выглядит абстрактно и шаблонно, скорее всего, подрядчик рассылает один текст на несколько тендеров. Также посмотрите, какие примеры работ исполнитель приложил к отклику, они должны быть релевантны вашим задачам.
2. Изучите подрядчика. Просмотрите профиль исполнителя на площадке тендера (или перейдите на сайт по предложенной ссылке), он должен включать данные о компании, специализацию подрядчика, портфолио с примерами работ, прайс на услуги, достижения и подтверждения экспертности (награды, сертификаты) и контактную информацию.
   
   
   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   
   «Для победы в тендере исполнителю важно правильно преподнести информацию о себе. Как подрядчику правильно представить свой опыт работы и не допустить ошибок? Внимательно изучайте специфику клиента и предлагайте только то кейсы, которые могут быть применимы к данной сфере, больше конкретики и методологии, меньше общих слов, которые приведут к вопросам, на которые вы не сможете ответить здесь и сейчас».
   
   
   
   
   
3. Устройте встречу. Созвонитесь, встретьтесь онлайн или лично с теми участниками, которые прошли первые два этапа. На встрече обратите внимание, как говорит собеседник, приятно ли вам общаться, достаточно ли подробно он рассказывает об этапах работы. Также обратите внимание на то, о ком говорит подрядчик — действительно ли он говорит о потребностях и задачах вашего бизнеса или превращает встречу в самопрезентацию.

Мнение эксперта

Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

«У кого из агентств точно есть преимущество — у крупных и известных, бюджетных или маленьких, но опытных? Мы рассматриваем все варианты. Иногда отдаем предпочтения маленьким, но опытным агентствам. Крупные компании — часто дорого и переплата за имя (иногда объем работ позволяет предоставить скидки). Бюджетные — не всегда качественно, а у нас нет времени и желания еще и обучать подрядчиков самим».

Выводы

• Качественное и полное техническое задание для digital-тендера упрощает коммуникацию с подрядчиками, экономит время на общении с неподходящими исполнителями, сообщает подрядчику ваши цели и ожидания от работы еще до начала сотрудничества.
• Правильное техническое задание включает в себя полное описание проекта, требования к подрядчику и сроки. Указывать бюджет или нет решает заказчик. Примерные формы технического задания и образец технического предложения можно найти в Сети.
• Для того, чтобы не отпугнуть подходящих исполнителей излишней «строгостью», не стоит досконально прописывать план работ и требовать от подрядчика результатов, не соответствующих ресурсам вашей компании.
• При выборе подрядчика в большей степени ориентируйтесь на портфолио и отклик, стоимость услуг не говорит о профессионализме или некомпетентности.
• Перед принятием решения изучите коммерческое предложение, профиль или сайт исполнителя и назначьте личную встречу.