Цифровая гигиена: как поведение сотрудников влияет на репутацию компании

Для кого эта статья?

• Для менеджеров по управлению персоналом.
• Для руководителей HR-службы.
• Для менеджеров по репутационному маркетингу.
• Для владельцев бизнеса.

Согласно данным сервиса аналитики DataReportal, в 2024 году интернетом в России пользовались 130,4 млн человек или 90,4 % населения, при этом число подписчиков социальных сетей выросло до 106 млн (73,5 %), а количество активных мобильных подключений составило 219,8 млн (152,5 %). В сети пользователи не только просматривают развлекательный контент, но также активно общаются, оставляют отзывы, совершают финансовые транзакции, скачивают различные программы и приложения. Все эти действия могут быть потенциально опасными и нанести вред как самому человеку, так и организации, в которой он работает. В статье рассказываем, что такое цифровая гигиена, какие действия сотрудников могут навредить компании и как снизить репутационные риски.

Что такое цифровая гигиена

Цифровая гигиена — это свод правил по безопасному использованию интернет-ресурсов и электронных устройств, которые направлены на защиту личных данных, сохранение ментального и физического здоровья. Соблюдение несложных рекомендаций помогает защититься от взлома и других мошеннических действий, избежать утечки персональных данных и финансовых потерь.

Корпоративная цифровая гигиена направлена на защиту деловой информации и репутации компании, а также личных данных и репутации ее сотрудников. Повышение цифровой грамотности коллектива организации является важным направлением работы HR-службы, поскольку большинство успешных информационных и кибератак происходит по причине человеческого фактора. Регулярные тренинги с сотрудниками, посвященные цифровой этике, кибербезопасности, коммерческой тайне и ответственности за ее разглашение, позволяют существенно снизить репутационные и финансовые риски.

Почему важно соблюдать правила цифровой гигиены

Несоблюдение правил цифровой гигиены может нанести компании серьезный экономический и репутационный ущерб. Наиболее распространенными последствиями пренебрежительного отношения к защите корпоративных данных и репутации становятся:

• Утечка важной деловой информации. Согласно исследованию компании Verizon, около 19 % кибератак становятся возможными из-за ошибок или несоблюдения правил безопасности самими людьми. Например, в 2019 году вследствие ошибки в настройках сервера российского оператора фискальных данных «Дримкас» было скомпрометировано более 90 млн записей, которые содержали сведения о физических и юридических лицах, а сам оператор понес серьезные репутационные потери. По данным компании Proofpoint, которая занимается разработкой решений для e-mail безопасности, только около 1 % кибератак происходит вследствие уязвимости систем электронной почты, а в 99 % случаев e-mail взламывается из-за небрежности самих пользователей.
• Финансовые потери. Если мошенники получают доступ к банковским счетам и финансовым операциям компании, ей может быть нанесен прямой экономический ущерб. К существенным финансовым потерям также могут привести взлом корпоративных аккаунтов, личных страниц руководителей и ведущих менеджеров, спланированная информационная атака в интернете. И очень часто причиной успешных мошеннических действий становится человеческий фактор.
• Ущерб репутации компании. Целью большинства инсайдеров является финансовая выгода. Однако среди них встречаются и недовольные сотрудники, которые считают, что с ними поступили несправедливо или не оценили их по достоинству. Как правило, такие сотрудники крадут данные, когда подозревают или уже знают об увольнении. Они передают деловую информацию конкурентам или выкладывают ее в открытый доступ, чтобы нанести компании репутационный ущерб.

Важно отметить, что во многих случаях действия сотрудников являются непреднамеренными. Из-за незнания или неопытности они могут использовать корпоративные пароли в личных аккаунтах, оставлять резкие комментарии в соцсетях, публиковать выдержки из служебных документов, распространять личные данные клиентов и совершать другие действия, способные скомпрометировать компанию. Поэтому важно обучать сотрудников цифровой гигиене, рассказывать о возможных последствиях их поступков и ответственности, которую они могут понести за свои действия.

Какие действия сотрудников могут навредить репутации компании

На репутацию бренда влияет множество факторов: платежеспособность и финансовая устойчивость, качество товаров и услуг, кадровый потенциал, соблюдение договорных обязательств, способность противостоять информационным атакам, умение сотрудничать с масс-медиа. Но даже успешные компании не застрахованы от репутационных скандалов, причиной которых нередко становятся действия сотрудников. Например, навредить репутации бренда могут:

• Резкие высказывания в социальных сетях. Общественный резонанс могут вызвать негативные или неуместные комментарии сотрудников о самой компании и ее конкурентах, политических, экономических и культурных событиях, известных персонах. Риск репутационного скандала существенно возрастает, если сотрудник занимает высокую должность или является лицом бренда.
• Распространение сведений, порочащих компанию и ее руководителей. Как правило, нелицеприятные высказывания в адрес организации и ее руководящего состава публикуют недовольные сотрудники после увольнения. Если информация является заведомо ложной и распространяется публично — в СМИ, соцсетях, на других открытых интернет-ресурсах, работодатель может подать в суд и привлечь бывшего сотрудника к административной ответственности.
• Публикация историй и персональных данных клиентов. Положительные примеры и реальные истории клиентов помогают повысить доверие пользователей к бренду. Однако раскрытие личной информации без согласия клиента противозаконно и может привести к самым неприятным последствиям. Поэтому перед публикацией кейса необходимо получить разрешение или убрать из него всю информацию, которая может раскрыть личность участника истории.
• Размещение фотографий в соцсетях. Любители селфи привыкли снимать на смартфон буквально все свои действия и не задумываются о том, что фото на рабочем месте может раскрыть коммерческую тайну, скомпрометировать клиентов или партнеров компании. Публикация личных откровенных фото в социальных сетях также может вызвать негативную реакцию общественности, особенно если сотрудник занимает руководящую или ответственную должность.
• Пренебрежение правилами кибербезопасности. Навредить репутации компании и нанести серьезный экономический ущерб могут использование сотрудниками простых паролей, установка на рабочий компьютер и телефон непроверенного ПО, оставление электронных устройств без присмотра в общественных местах, передача конфиденциальной информации третьим лицам и нарушение других правил цифровой безопасности.

Как обезопасить компанию и снизить репутационные риски

Чтобы защитить репутацию компании, HR-службе необходимо разработать и донести до сотрудников правила поведения в интернете и основы кибербезопасности. Персоналу организации следует объяснить, что нельзя:

• негативно высказываться о компании, ее руководстве и коллегах;
• оставлять резкие эмоциональные комментарии в адрес клиентов, партнеров и конкурентов, вступать в переписку с ботами;
• использовать ненормативную лексику;
• размещать откровенный и компрометирующий контент;
• рассказывать в сети о проблемах и конфликтах внутри компании;
• разглашать коммерческую и любую другую конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные клиентов и партнеров;
• использовать корпоративные пароли для личных аккаунтов;
• устанавливать любое программное обеспечение на рабочий компьютер и смартфон без разрешения системного администратора.

Сотрудников можно мотивировать на публикацию позитивного или нейтрального контента, который раскрывает положительные стороны бренда. Например, они могут рассказывать о преимуществах работы в компании, показывать новинки производства, приглашать подписчиков за покупками, делиться впечатлениями о корпоративных мероприятиях.

В идеале, следует оформить правила поведения в интернете в виде отдельного документа, ознакомить с ним каждого сотрудника и предупредить о последствиях в случае нарушения. Чтобы обезопасить компанию от возможных скандалов, важно проводить планомерную работу по обучению персонала правилам цифровой гигиены и этике поведения в интернете.

Выводы

• Повышение цифровой грамотности сотрудников является важным направлением работы HR-службы. Соблюдение правил корпоративной цифровой гигиены помогает снизить репутационные риски, защититься от действий мошенников, избежать утечки конфиденциальной информации и финансовых потерь.
• Репутации бренда могут навредить резкие высказывания сотрудников в соцсетях, распространение сведений, порочащих компанию и ее руководителей, публикация историй и личных данных клиентов, размещение компрометирующего контента и фото с рабочего места, пренебрежение правилами кибербезопасности.
• Снизить репутационные и финансовые риски помогает планомерная работа HR-службы по обучению сотрудников правилам поведения в сети и основам цифровой безопасности.