Связаться с нами

Здравствуйте, мы принимаем звонки по будням, 10:00—19:00

Центральный офис в Москве
офис в Санкт-Петербурге

Как наладить совместную работу разных подрядчиков и команд

Виктория Калантай (Nimax) рассказала о том, как выстроить систему работы с разными подрядчиками так, чтобы перестать их постоянно контролировать.

14 декабря 2017 года
1285

Проблематика

Часто компании работают с несколькими подрядчиками одновременно, каждый из которых действует по своим правилам, не обращая внимания на задачи и сложности остальных. Клиенту приходится тратить много сил и времени на контроль всех участников. Приходится заставлять работать вопреки, хотя нужно научиться работать вместе, чтобы результаты соответствовали затраченным усилиям.

О каких подрядчиках речь:

  • отделы разработки;
  • SEO-агентства;
  • агентства или отделы контекстной рекламы и т.д.
Все, что относится к интернет-маркетингу и составляет привычный нам список расходов в маркетинговом плане.

Когда плохая коммуникация стопорит работу и мешает достижению цели, есть несколько вариантов решения:

1. Сменить подрядчика

Нет гарантии, что ситуация изменится к лучшему. Новый подрядчик может оказаться менее профессиональным или еще более не готовым к командной работе. Тем более, нужно помнить про процесс адаптации, а также изучение специфики бизнеса заказчика. Помогает только в случае реальной некомпетентности подрядчика.

2. Регламентировать и закрепить зоны ответственности

Регламентация работает только для очень понятных и однообразных процессов. Со временем на каждый инцидент будут появляться все новые и новые регламенты, которые начнут противоречить друг другу и мешать выполнению задач, а не помогать. При большом количестве регламентов появляются лазейки, в которых формально подрядчик не будет нести ответственность, ведь сделал все по правилам, а вот для результата иногда важно нарушать те самые регламенты.

3. Создать собственный инхаус-отдел

Есть существенный минус — дорого. Даже если такая возможность есть, этот вариант требует огромных временных затрат на создание и развитие отдела.

4. Комплексный подход

Данный подход подразумевает работу на нескольких уровнях:

  • целепологание;
  • закрепление условий;
  • долгосрочное и краткосрочное планирование;
  • создание общей инфраструктуры;
  • работа с конкретными людьми.
Об этом подходе я расскажу более подробно.

Комплексный подход к управлению независимыми командами

1. Целеполагание

Именно с этого стоит начинать работу с любой командой. Абсолютно каждый человек, который работает над проектом, должен видеть перспективу развития, планы и понимать смысл происходящего.

Зачем?
Затем, что каждый высокоуровневый специалист и просто мыслящий человек хочет понимать, зачем он работает над проектом, что будет дальше и какую пользу он принесет. Но поставить хорошую цель не так-то просто.

Казалось бы, хороший пример постановки целей для подрядчиков:

Калантай В. Как наладить совместную работу разных подрядчиков и команд (4).png

Но даже достижение этих целей может не порадовать заказчика:

Калантай В. Как наладить совместную работу разных подрядчиков и команд (1).png

Что не так?
Нет общей цели, в том числе и для клиента. Цель должна быть основана на бизнес-показателях (если не продажи, то охват или количество упоминаний бренда и т.д), все метрики давно известны.

Про постановку целей уже все рассказал Питер Друкер, объединив все важные признаки эффективной цели в аббревиатуру SMART, все про нее знают, но мало кто использует. Советую просто попробовать — для начала возьмите за основу 3 любых признака.

Давайте попробуем поставить общую цель для всех команд и самого клиента.

Калантай В. Как наладить совместную работу разных подрядчиков и команд (3).png

Декомпозиция задач по отдельным подрядчикам может не измениться, но теперь общая цель выступает как средство скоринга приоритетов задач и создает дополнительные условия для каждой команды:

Калантай В. Как наладить совместную работу разных подрядчиков и команд (2).png

Важно не путать приоритеты после их озвучивания и не сбивать команды с намеченного курса. Отсутствие цели и работа исключительно по входящим задачам воспитывает команду исполнителей, то есть команду людей, которые делают минимально достаточно, а не максимум возможного.

2. Закрепление условий

Что включает:

1. Описание команд, ролей на проекте, а также лиц, принимающих решения на совместных этапах.

2. Моделирование или описание бизнес-процессов между всеми участниками.

Варианты реализации:

  • текстовое описание;
  • моделирование через Bpmn.studio;
  • описание через схему в Гугл Рисунках.
Чем полезно именно визуальное моделирование: 

  • позволяет любому члену команды быстро вникнуть в процессы и опираться на них при ежедневной работе;
  • довольно просто анализировать сбои и находить причины сбоев процессов.
Важно помнить о том, что процессы необходимо обновлять и пересматривать: на старте работ раз в 2-3 месяца, далее раз в 4-6 месяцев. 

3. Правила общения для всех (для заказчика в том числе).

В любой форме: ценности общения, манифест, краткое письмо с правилами т.д.

Пример:

  • скорость ответа;
  • куда поступают задачи;
  • список контактных лиц в зависимости от темы переписки;
  • сроки согласования для каждой стороны.
Закрепление условий не должно стать неподъемным количеством документов, изучение которых займет дни у нового сотрудника. Это минимальный список договоренностей, которые позволяют команде взаимодействовать на одном уровне и не тратить время на выяснение отношений. 

3. Долгосрочное и краткосрочное планирование

Долгосрочное планирование вытекает из цели. Важно соединить долгосрочное планирование команд в один инструмент с таймингом и чекпоинтами. Варианты инструментария:

  • гугл-таблицы (просто и сердито);
  • GanttPRO и подобные сервисы;
  • встроенный гант в таск-трекере.

Что важно отобразить в долгосрочном плане (от 3 месяцев): 

  • взаимосвязи работ разных команд и сроки предоставления информации друг другу;
  • дедлайны по запускам разделов, рекламы, переработке дизайна и т.д.;
  • общие встречи;
  • периодичность корректировки долгосрочного плана.

Долгосрочный план может корректироваться, но с оповещением всех сторон.

Краткосрочное планирование может описываться на календарный месяц или на спринт (обычно 2 недели). Это планирование команды ведут самостоятельно в инструментах по умолчанию. Самое важное для взаимодействия на этом этапе — определить механизм и время согласования приоритетов совместных задач.

Например, у разработки по понедельникам идет формирование спринта на следующие 2 недели, значит, к этому времени от остальных команд требуется обновить приоритеты своих задач к отделу разработки и т.д.

4. Инфраструктура

Создание общей платформы взаимодействия. Включает привычные нам инструменты, однако самое важное для этого этапа 一 используемость и культура их применения.

1. Почта

Культура использования:

  • Не нужно спамить тех, кто в переписке ради галочки. Со временем важная информация в письмах будет пропускаться, если большая часть писем не относится к адресату.
  • Ждете ответ в течение 1 часа? Правило едино для всех, в том числе и для заказчика.
  • Задачи не поступают через почту, если есть таск-трекер.
  • Обработка почты идет в рабочее время, для форс-мажоров нужно выбрать особенный канал.

2. Календарь встреч и штурмов с долгосрочным графиком встреч. 

Что позволяет делать:

  • отмечать все важные дедлайны с оповещениями;
  • планировать график встреч на несколько месяцев вперед;
  • напоминать о днях формирования общих спринтов.

3. Общий чат 

Культура использования:

  • Чат не должен быть личным (например, Телеграмм или WhatsApp).
  • Сюда не приходят задачи или файлы по задачам, все это находится в почте или таск-трекере.
  • В чатах происходит только быстрая сверка или форс-мажорные сообщения .

4. Чат с уведомлениями о релизах

Настройте оповещения всей команды о переходе выполненных задач на тестовый сервер, где каждая команда может проверить необходимый ей функционал.

5. Общий таск-трекер

Особенно важны правила работы:

  • какие есть правила постановки задач;
  • когда и как переставляются задачи со специалиста на заказчика задачи;
  • где храняться файлы к задачам, нужно ли их дублировать в базу знаний и т.д.
Важный вопрос от всех, кто когда-либо выстраивал общую инфраструктуру работы: «Как сделать так, чтобы пользовались?». Вот несколько советов: 

  • Начать с себя. Именно это секрет успеха.
  • Спросить, чем уже пользуются команды, не вводить слишком много новых инструментов.
  • Не дублировать сущности (если задачи ставятся в почте, то не нужно дублировать их в трекере и наоборот).
  • Переводить всю коммуникацию по задачам в треккер.
5. Работа с людьми

Самый важный и сложный вопрос коммуникации автономных команд. При работе с любой командой вспомните, что на той стороне тоже работают люди, а значит:

  • им важно чувствовать себя значимыми и услышанными;
  • каждый хочет чему-то научиться на проекте;
  • каждый хочет работать с проектом, где есть положительная динамика и победы.

Как может дать членам команды такое ощущение от проекта?

  • Познакомить лично не только менеджеров, но и специалистов.
  • Провести совместные штурмы и обсуждения.
  • Объяснить по-человечески то, чем занимается каждая команда и чем может быть полезна другой.
  • Писать общие лонгриды с новостями о проекте и динамикой по достижению цели.

Выводы

Даже для команд на аутсорсе нужно создавать условия работы, если вы хотите видеть не просто выполнение поставленных задач, а результат.

С чего начать?

  • Поставить общую конкретную, но амбициозную цель.
  • Соединить долгосрочные планы команд в один.
  • Описать роли команд, зоны ответственности, визуализировать общие процессы.
  • Организовать необходимую инфраструктуру и поддерживать ее использование, начиная с себя.
  • Познакомить команды друг с другом, сделать совместный штурм и ввести традицию лонгридов.

Вам будет интересно

Следите за нашими новостями
Подпишитесь на рассылку, и мы будем приглашать вас на наши мероприятия и делиться советами экспертов компании. Рассылка «Практика интернет-маркетинга» выходит дважды в месяц, в ней мы публикуем статьи о продвижении брендов в Интернете, делимся репортажами с крупных отраслевых событий и отвечаем на вопросы читателей.
Спасибо

Для завершения подписки вам необходимо перейти по ссылке,
присланной по указанному адресу email.

Произошла ошибка

Пожалуйста, попробуйте еще раз

Соглашение на обработку персональных данных

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на сбор, хранение и обработку компанией «Ашманов и партнеры» персональных данных, указанных путем заполнения веб-форм на сайте ashmanov.com и его поддоменов *.ashmanov.com.

Компания «Ашманов и партнеры» гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых компанией «Ашманов и партнеры» в качестве обязательных к исполнению.

В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на Ваше имя, Вы даёте согласие на передачу Ваших персональных данных. Компания «Ашманов и партнеры» гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Соглашении на обработку персональных данных.

Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, контактный телефон, платёжные реквизиты.

Персональные данные хранятся и обрабатываются до завершения всех необходимых процедур либо до ликвидации Компании. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомление на адрес: 121357, Москва, ул. Верейская, д.29, стр. 134, Бизнес-центр «Верейская плаза 3», офис «Ашманов и партнеры» с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных». Вы также можете отказаться от получения электронных сообщений, используя ссылку «Отписаться», расположенную в конце каждого письма.

Вы гарантируете, что представленная информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся предоставленная информация заполнена Вами в отношении себя лично.

Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.