Как извиняться: 5 составляющих результативного «Извините!»

Время прочтения: 6 минут

Тэги: управление репутацией

О чем статья?

• Как извиниться в письме или на интернет-ресурсе?
• Примерная схема текста с извинением;
• Примеры ответов с извинениями;
• Чего не надо делать, составляя извинения клиенту.
  

Для кого статья?

• Для digital-маркетологов
• Для спецалистов по управлению репутацией
• Для руководителей служб поддержки клиентов
• Для контент-менеджеров и копирайтеров

Эффективным извинением перед клиентом можно считать такой ответ, после которого у клиента не возникает желание написать негативный отзыв. Еще более успешным будет письмо или ответ в интернете, после которого клиент удалит отрицательный отклик в интернете или улучшит оценку компании. Это важно и для создания личного бренда специалиста. Поэтому не стоит отделываться безликой фразой «Примите извинения за неудобства» — она не удовлетворяет пользователя, так как ему непонятно, будет ли решена проблема.

Как правильно извиняться

Речь пойдет в первую очередь про письменные извинения. Их можно отправить в виде писем по email или опубликовать на интернет-ресурсах. При появлении претензий в социальных сетях, отзовиках и картографических сервисах лучше коротко извиниться и перевести общение в почту или телефон, как показано на скриншоте ниже.

Сотрудники, отвечающие на телефонные жалобы, также должны иметь перед глазами образцы писем. Ниже сейчас дадим общую схему формирования письма с извинениями.

1. Пауза. Если вы чувствуете, что негативный отклик или жалоба вас задели, возьмите паузу. Ответ на эмоциях может быть самозащитой и агрессией на мнение клиента, которое вы считаете неправильным и несправедливым. Осознание эмоции, иногда даже ее проработка в письменной форме, дает ментальное пространство для написания более совершенного ответа.

2. Обращение. В письме с извинением обратитесь к клиенту так, как он подписался. Если это какой-то неприличный никнейм, замените его на в своем письме на нейтральное «Уважаемый гость», «Уважаемый клиент». При устном ответе уточните, как можете обращаться к абоненту.

3. Вопросы. Если вы не чувствуете вины за возникшую проблему и считаете, что пользователь сам виноват, не выполнил условия, рекомендации по эксплуатации товара и т.п., задавайте вопросы, чтобы прояснить ситуацию. В письме сформулируете следующую фразу: «Чтобы удостовериться в том, что мы действительно понимаем ситуацию, просим вас уточнить…» Недовольные клиенты могут быть агрессивны и категоричны, потому что им кажется, что их никто по-настоящему не слушает. Дайте им возможность еще раз проговорить ситуацию, когда они немного остыли, например, как на скриншоте ниже.

4. Понимание. Вам не нужно соглашаться со всем, что вы прочитали в письме, но клиентам важно знать, что они услышаны и их чувства находят понимание. «Я понимаю, насколько вам критична задержка с доставкой, ведь она помешала вам выполнить вашу работу». Изучите метод рефлексивного слушания; это ценное умение пригодится как на работе, так и дома. После этого у вас сложится логичный переход к части с извинениями.

5. Объяснение. Опишите ситуацию, как ее поняли вы. Можете использовать информацию, к которой у клиента нет доступа, для объяснения того, почему произошло то или иное событие. Четкое объяснение в письме с извинением покажет клиентам, что вы хотите не только извиниться, но и решить проблему, ищете ее причину. Пример такого поиска и выхода из ситуации показан ниже.

6. Признание ошибки. Помните, что снисходительные послания в письмах типа «Ну, это, на самом деле, была ваша вина, но клиент всегда прав», поступающие от некоторых компаний, хуже, чем вообще не извиниться за неудобства. Скажите, что имела место ошибка компании вне зависимости от того, кто виноват конкретно — сервис, товар, некомпетентный сотрудник. «Вы правы, наша ошибка в том, что мы не разъяснили вам подробно условия оказания этой услуги». Даже если виновен контрагент, разрешать проблему все равно вам, и это следует отразить в извинении. Пример: «Признаем нашу ошибку в выборе поставщика и предлагаем вам следующее решение…».

7. Исправьте ситуацию. Расскажите в письме с извинением, что вы сделаете по-другому, чтобы избежать повторения ситуации. Например, «Мы установили новое программное обеспечение, которое автоматически проводит сверку и в режиме реального времени исключает отсутствующие товары из каталога интернет-магазина». Это ваш шанс начать заново выстраивать доверие клиента. Например, на скриншоте ниже представитель аптеки предлагает недовольному центами покупатели варианты, как можно снизить стоимость.

Можно предложить промокод на скидку или бонусные баллы на карту лояльности. Это позволит не просто компенсировать неудобства, но и сохранить лояльность  клиентов, сформирует положительную репутацию.

Подборка писем от компаний с извинениями

Приведем несколько текстов с извинениями, которые пригодятся в разных ситуациях:

За ошибку

«Уважаемый ***,

Наша компания *** приносит извинения за сложности, появившиеся у вас вчера из-за того, что мы не полностью собрали и отправили вашу последнюю заявку. Сожалеем, что наши ошибки испортили ваш рабочий график. К сожалению, наше новое программное обеспечение склада еще не до конца настроено, и произошел сбой при сборке заказа. Благодарим вас за своевременное указание на наши ошибки! Мы оперативно устранили сбой в системе и уже выслали недостающую часть заказа на ваш адрес. В знак уважения вложили в посылку купон со скидкой 25% на следующий заказ. Если у вас остаются вопросы по сложившейся ситуации, пожалуйста, обратитесь к нам по адресу электронной почты *** или телефону ***.

С уважением, ***».

За отмену записи

«Уважаемая ***,

Клиника *** приносит вам искренние извинения, так как мы были вынуждены отменить вашу запись в среду. К сожалению, ваша врач ***, к которой вы были записаны на прием, вынуждена уйти в срочный отпуск по семейным обстоятельствам и прием в назначенный срок не состоится. Просим извинить за дискомфорт, с которыми вы столкнулись по нашей вине. Обращаем ваше внимание, что такое поведение нетипично для нашего специалиста, и через неделю она будет снова работать. Предлагаем вам прийти на прием в *** часов *** число/месяц. Надеемся, что перемена времени и даты вписываются в ваш график, в противном случае свяжитесь с нами по телефону*** или письмом на электронный адрес *** для выбора другого времени.

С уважением, ***».

За некачественную услугу

«Уважаемый ***,

От лица компании *** приношу вам извинения за некачественно выполненные работы по устройству кровли загородного дома.  Наши рабочие допустили технологические ошибки, в результате которых образовалась течь и была повреждена стена с внутренней стороны. Наша компания делает все возможное, чтобы своевременно повышать уровень квалификации наших работников. К сожалению, в этот раз кадровые перестановки привели к тому, что работы по вашей кровле выполняли начинающие сотрудники. Благодарим вас за то, что вы подняли вопрос контроля кровельных работ. Мы уже приняли меры, и теперь на каждом нашем объекте присутствует мастер-контролер, который следит за правильным соблюдением технологии работ. Для компенсации материального ущербы мы предлагаем вам бесплатно провести работы по восстановлению кровли и испорченной стены. Для выбора удобного для вас времени и стенового материала просим связаться с нами в рабочие часы офиса с 9 до 18 по телефону ***.

С уважением, ***».

За неудобства

«Уважаемая ***,

Наша компания просит прощения за неудобства, созданные тем, что мы несвоевременно доставили ваш заказ. К сожалению, из-за сезонного повышения спроса мы ошиблись, когда указывали сроки доставки. Мы сознаем, что задержка по нашей вине нарушила ваши планы на день, и изменили логистику. Теперь планирование доставок в «горячий» сезон будет учитывать средние сроки доставки в аналогичный сезон прошлого года. В качестве компенсации за испорченный день прикладываем к письму промокод на 25% скидку на следующий заказ. Обещаем, что он будет доставлен вовремя.

С уважением, ***».

Как не следует извиняться

Способность эффективно извиниться — мощный инструмент клиентской службы. Стоит научиться им пользоваться, чтобы не терять доверие клиентов.

Существует несколько вещей, которые не надо использовать в извинении:

• Не давайте обещаний, которые не сможете выполнить (например, «Это никогда больше не повторится», если вы на 100% не можете это гарантировать).

• Не игнорируйте чувства клиента в извинении и не умаляйте их значение (например, «У других наших клиентов таких проблем не возникало»).

• Не защищайтесь, обвиняя кого-то еще или минимизируя проблему.

• Не злоупотребляйте извинениями: слова «прошу прощения» теряют свое значение при слишком частом употреблении.

От чьего лица писать письма с извинениями?

Ответы на интернет-ресурсах и в социальных сетях пишут от лица официального аккаунта компании или ее менеджеров. В письме с извинением ставится подпись руководителя высшего или среднего звена в зависимости от размера компании. Готовит текст специалист по ORM. Вот тут можно бесплатно скачать методичку по подбору такого сотрудника. Крупная компания может иметь заранее несколько готовых писем для разных ситуаций. 

Главная задача письма — разрешить инцидент в пределах этой коммуникации без контролирующих и судебных органов. Для этого нужно собрать факты, доказывающее вину компании, проанализировать и понять, как создалась конфликтная ситуация. В письмах с извинениями сохраняйте паритет между интересами бизнеса и клиента. Как удалять негативные отзывы в интернете и стоит ли это делать, читайте в статье.

Выводы

• Стройте письма с извинениями по проверенной схеме. Так это займет меньше времени и доходчивее донесет клиенту предложение о компромиссе.

• Заготовьте заранее несколько шаблонов писем с извинениями на наиболее распространенные претензии. Используйте и адаптируйте по необходимости.

• Не искажайте истину, чтобы оправдать компанию и не давайте гарантий на будущее, в которых вы не уверены.